3 lưu ý khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

(TCT online) - Nhằm hướng dẫn thực hiện một số điều về hóa đơn điện tử tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019. Tại thông tư này, Bộ Tài chính yêu cầu các tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020. Vậy DN cần lưu ý những gì khi lựa chọn giải pháp hóa đơn vô cùng quan trọng này.
 
 
3 lưu ý cho DN khi lựa chọn hóa đơn điện tử
 
Trên thực tế, các DN khi lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử thường gặp lo lắng về yếu tố bảo mật, cơ sở hạ tầng viễn thông... Nắm bắt được những vấn đề còn tồn tại và nhu cầu dịch vụ gia tăng của nhiều DN, một số nhà cung cấp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ đã kịp thời đưa ra thị trường các gói dịch vụ hỗ trợ sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử. Theo các chuyên gia của Viettel, có 3 yếu tố DN cần chú ý khi tìm hiểu các dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: hệ thống hạ tầng ổn định; tính bảo mật an toàn thông tin và chất lượng dịch vụ. Trong đó, cơ sở hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin hoạt động ổn định sẽ đảm bảo cho quá trình vận hành kinh doanh của DN luôn thông suốt. Dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử được trang bị các lớp an ninh, bảo mật cao, sẽ đảm bảo không để xảy ra tình trạng thất thoát thông tin, hay sai sót trong quá trình bảo lưu thông tin. Dịch vụ đạt chất lượng tốt, sẽ đáp ứng các nhu cầu về nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo hỗ trợ giải đáp, tư vấn và chăm sóc khách hàng 24/7, mang đến nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng trong quá trình sử dụng.
 
S-Invoice: trợ thủ số đắc lực của kế toán và DN
 
Được đánh giá là giải pháp hữu hiệu hỗ trợ DN trong thời đại sử dụng hóa đơn điện tử, S-Invoice của Viettel mang đến nhiều lựa chọn cho các DN tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh. 
S-Invoice được định hướng phục vụ cho khá nhiều nhóm DN như: điện - nước; bán lẻ; bệnh viện; sản xuất - phân phối hàng tiêu dùng… 
 
Có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng hệ thống hạ tầng mạng viễn thông tại Việt Nam, Viettel hiện sở hữu hệ thống hạ tầng viễn thông và CNTT lớn, có khả năng phát hành hàng triệu hóa đơn trong một ngày. Bảo mật là yếu tố tiên quyết luôn được Viettel coi trọng trong quá trình cung cấp dịch vụ, do đó S-Invoice được trang bị nhiều lớp an ninh, nhằm đáp ứng được các yêu cầu bảo mật đối với các hệ thống thông tin quan trọng như mã hóa các dữ liệu nhạy cảm, các thiết bị tấn công mạng, sử dụng các thiết bị ký an toàn HSM, USB Token đạt chuẩn… Ngoài ra, khả năng linh hoạt của S-Invoice cũng được ghi nhận khi có khả năng mở rộng phù hợp với nhiều loại hóa đơn đặc thù, đáp ứng yêu cầu đa dạng của các loại hình công ty, cũng như khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý DN…
 
Khách hàng khi sử dụng gói dịch vụ S-Invoice còn nhận được nhiều giá trị gia tăng như không cần lập báo cáo thủ công, mà chỉ cần xuất hóa đơn trực tiếp từ hệ thống. Qua đó, thuận lợi hơn trong quá trình gửi hóa đơn cho khách hàng bằng nhiều hình thức trực tuyến nhanh chóng như email, SMS, website. Hóa đơn được nhanh chóng tạo lập và phát hành sẽ rút ngắn thời gian vận chuyển; khách hàng khi có nhu cầu tìm kiếm, tìm thông tin báo cáo thống kê… cũng dễ dàng hơn trước đây. Ngoài ra, khác với hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử không thể làm giả, không lo thất lạc hay bị rách, hỏng. Theo thống kê của Viettel, S-Invoice hiện đang giúp DN giảm thiểu75% thời gian khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn; tiết kiệm 80% chi phí in ấn, giao nhận, lưu trữ và bảo quản hóa đơn.
 
Hiện nay, S-Invoice đã được hơn 12.000 DN tin tưởng sử dụng và Viettel đã áp dụng hóa đơn điện tử cho chính khách hàng đang sử dụng dịch vụ di động, cố định, CNTT với quy mô 15 triệu hóa đơn/tháng. Hệ thống trung tâm CNTT trên khắp 63 tỉnh của Viettel sẵn sàng triển khai và tích hợp dịch vụ khi có nhu cầu từ DN. Các trung tâm chăm sóc khách hàng chuyên biệt của Viettel cũng sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7.           
PV