Những hiểu nhầm đáng lo ngại của kế toán về hóa đơn điện tử

(TCT online) - Thời điểm chuyển đổi hóa đơn điện tử đang cận kề, nhưng vẫn còn nhiều doanh nghiệp và kế toán đang hiểu chưa đúng về các quy định liên quan của Chính phủ, dẫn đến những rủi ro về pháp lý cũng như đánh giá chưa hết vai trò của hóa đơn điện tử, gây tốn kém nguồn lực và giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
 
 
Thời điểm nào thì doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn?
 
Nhiều kế toán và doanh nghiệp đang lầm tưởng thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/7/2022. Hiểu nhầm này xuất phát từ việc doanh nghiệp chưa nắm bắt đầy đủ quy định tại Luật Quản lý thuế (sửa đổi) năm 2019: “Những nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2022”. 
 
Tổng cục Thuế – Bộ Tài chính cho biết vẫn áp dụng lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cụ thể, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ thời điểm 1/11/2020. Đồng thời, doanh nghiệp tại Hà Nội, Hồ Chí Minh và các thành phố lớn phải cơ bản hoàn thành áp dụng hóa đơn điện tử trong năm 2019 theo Nghị Quyết 01/NQ-CP. Như vậy, trước thềm 2020 cận kề, doanh nghiệp nên nhanh chóng triển khai việc chuyển đổi hóa đơn điện tử để tránh gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp cũng như vi phạm quy định liên quan của Chính phủ. 
 
 
 
Hóa đơn giấy có tiết kiệm hơn hóa đơn điện tử? 
 
Có quan điểm cho rằng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tốn chi phí hơn hóa đơn giấy, trong khi thực tế lại cho thấy ngược lại, thậm chí, hóa đơn điện tử đang tiết kiệm lên tới cả tỷ đồng cho doanh nghiệp. 
 
Khảo sát thực tế cho thấy, doanh nghiệp chỉ phải chi trả từ 300 đồng/hóa đơn điện tử so với chi phí dao động từ 25.000 – 30.000 đồng/hóa đơn giấy. Bởi vì trong quá trình sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải chi trả rất nhiều loại chi phí khác như: đặt in, mực in, chuyển phát nhanh, lưu kho. Ngoài ra, chi phí tuân thủ nghĩa vụ thuế khi xảy ra mất hỏng hóa đơn cũng rất ảnh hưởng đến ngân sách của doanh nghiệp. Ngược lại, hóa đơn giấy đã cắt giảm được rất nhiều khâu liên quan nên giúp tối ưu về mặt chi phí.
 
Dùng hóa đơn điện tử có cần phải giỏi về công nghệ? 
 
Hầu hết người làm kế toán vẫn e ngại trước việc áp dụng hóa đơn điện tử  vì cho rằng phải có hiểu biết về công nghệ thông tin thì mới sử dụng được. Tuy nhiên, nếu thử thao tác trên phần mềm, kế toán sẽ thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử khá đơn giản,  giảm hẳn thời gian trước đây phải viết tay, nhập liệu, tra cứu. 
 
 
Điều này xuất phát từ phía các đơn vị cung cấp phần mềm đã có nhiều quan sát, tìm hiểu và chú trọng đến việc cải tiến trải nghiệm cho người dùng. Là đơn vị đang phục vụ tới gần 50.000 khách hàng, Công ty Cổ phần MISA tự tin với những tính năng ưu việt trên phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn. Bằng nhiều kinh nghiệm trong triển khai phần mềm về quản trị tài chính – kế toán, nhà cung cấp MISA đã đưa tính an toàn – dễ sử dụng lên hàng đầu trong các sản phẩm của mình. Phần mềm meInvoice.vn  có đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn điện tử đáp ứng quy định của pháp luật, nhiều tính năng giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng và đem lại hiệu quả cao như tính năng lập và xuất hóa đơn hàng loạt, lập và quản lý hóa đơn trên mobile, tích hợp thông minh với các phần mềm kế toán, quản trị khác nhau,...
 
Hệ thống hỗ trợ của MISA cũng rất sẵn sàng trợ giúp cho người dùng với hơn 200 nhân sự kỹ thuật tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, đảm bảo về chất lượng hạ tầng kỹ thuật tốt nhất. 
 
Chuyển đổi số không khó, nó sẽ được bắt đầu từ những thay đổi trong thói quen như việc đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Các nhà cung cấp phần mềm như MISA đã rất sẵn sàng đề đồng hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn này. 
PV